Техніка Помодоро, як правильно використовувати

Секрет ефективного тайм-менеджменту полягає в тому, щоб мислити в помідорах ніж в годинах? Це може здаватися безглуздо, але мільйони людей присягаються що саме техніка Помодоро змінила їх життя (Помодоро (Pomodoro) – це італійська назва помідора).

Цей популярний метод тайм менеджменту пропонує чергувати “помодоро”, фокусуючись на роботі з сесіями, а між ними вже з короткими перервами. Такий підхід забезпечує концентрацію і запобігання розумовій втомі.

Спробуйте Помодоро техніку, якщо ви…

• Постійно відполікаєтесь на якісь маленькі фактори під час роботи
• Важко знайти продуктивність при послідовній роботі
• Маєте багато роботи з невизначеним терміном виконання, що забирає необмежену кількість часу (підготовка до іспиту, дослідження для блогу і т.д.)
• Надмірно оптимістичні коли розумієте скільки всього можна зробити за один день (думаю це про нас всіх)
• Насолоджуєтесь проставлянням різних цілей

Що таке Помодоро Техніка

Помодоро техніка була розроблена наприкінці 1980 років тоді ще студентом Франческо Чірілло. Чірілло боровся з фокусом свого навчання і виконуванням завдання. Почуваючись пригніченим, він заставляв себе присвячувати 10 хвилин фокусуючись тільки на навчанні. Натхненний своїм викликом, він знайшов на кухні кухонний таймер у вигляді помідора, з цього і появилася назва Помодоро.

Хоча Чірілло написав 130 сторінкову книгу про ці методи, його найбільша перевага полягала в простоті:

• мати список завдань і таймер
• встановити таймер на 25 хвилин фокусуючись на одній задачі до поки таймер не задзвонить
• Коли сесія завершилася, позначити одне помодоро і записати що вона завершена
• Тоді насолоджуватися 5-ти хвилинною перервою
• Після чотирьох помідорів (помодоро) взяти більш відновлювальну 15-30 хвилинну паузу.

В основі цього методу лежать 25 хвилинні спринти, але практика Помодоро також включає три правила для отримання максимальної віддачі для кожного інтервала:

1. Розбивайте складні проєкти. Якщо завдання вимагає більше ніж чотири помодоро, їх потрібно розділити на менші, дієвіші кроки. Використання цього правила допоможе вам досягати чіткого прогресу у своїх проектах.
2. Маленькі завдання робити разом. Будь-які завдання що є менші за одне Помодоро повинні бути обєднані з іншими простими задачами. Для прикладу, “виписати чек на орендну плату”, “призначити зустріч з ветеринаром”, “читати Помодоро статтю” повинні робитися в одній сесії
3. Після того, як помодоро встановлений, він повинен задзвеніти. Помодоро є неподільний в часі і не може перерватися, особливо не перевіряти емайл, командні чати чи текстові повідомлення. Будь-які ідеї, завдання, чи запити, які з’являються, слід занотовувати, щоб повернутися до них пізніше.

У разі неминучого зриву, візьми своїх 5 хвилин перерви і почни знову. Сірілло рекомендує відстежувати переривання (внутрішні чи зовнішні), коли вони виникають, і обмірковувати, як їх уникнути під час наступної сесії.

Ці правила застовуються навіть якщо ти завершив своє завдання швидше часу закінчення помодоро. Використовуй решту часу для перенавчання, підвищення навичок чи досягнення нових знань. Для прикладу, ви можете витрачити додатковий час читаючи професійні журнали, чи пошук можливостей для нетворкінгу.

Створіть список “Перенавчання” у вашому таск-менеджері з списком завдань для швидкого вибору задач, коли у вас появиться вільний час.

Техніка Помодоро полягає в тому, щоб налаштувати ваш розум на виконання завдань.

Що робить помодоро таким ефективним

Ось що робить цей метод унікальним для підвищення продуктивності:

Легко розпочати роботу

Дослідження показали, що прокрастинація має мало спільного з лінню або відсутністю самоконтролю. Швидше за все, ми відкладаємо справи, щоб уникнути негативних почуттів. Некомфортно дивитися на велике завдання або проєкт, якщо ви не знаєте, як його виконати, або якщо воно пов’язане з великою кількістю невизначеності. Тому ми починаємо звертатися до різних соціальних мереж, щоб підняти собі настрій, хоча б тимчасово.

На щастя, дослідження також показали ефективний спосіб вирватися з цього циклу: скоротіть те, що ви відкладаєте, до крихітного, нестрашного першого кроку. Наприклад, замість того, щоб сідати за написання роману, сядьте і почніть писати 5 хвилин. Все ще важко? Спробуйте просто відредагувати абзац. Робити щось невелике протягом короткого проміжку часу набагато легше, ніж намагатися взятися за великий проект одразу.

Ця стратегія боротьби з прокрастинацією – це саме те, що пропонує техніка помодоро: розбийте свої великі завдання, проекти або цілі на те, що вам потрібно зробити лише протягом наступних 25 хвилин. Це триматиме вас у фокусі завдання, ніж бути пригніченим від великого завдання, чи проєкту. Не хвилюйтеся про результат – просто робіть по одному помодоро за раз.

Боротьба з відволікаючими факторами

Якщо вас коли не будь переривали під час якоїсь активності, ви повинні розуміти наскільки важко повернутися до роботи знову. Постійний потім інформації, який приходить з електронних листів, командного чату, сповіщення соціальних мереж все більше і більше забирають в нас увагу.

Хоча хотілося б звинуватити технології в усьому, нещодавні дослідження свідчать, що більше половини всіх відволікань протягом робочого дня ми спричиняємо самі – тобто ми самі виводимо себе з фокусу. В даний момент може бути легко виправдати ці внутрішні потяги – “Ці листи занадто важливі” або “Перевірка мого Twitter зайняла менше хвилини, це не є справжнім відволіканням”.

Але ці маленькі перерви є! Мало того, що ви втратили час, хоть він і невеликий, ви ще й втратили енергію на те, щоб переключитися між різними стадіями фокусу роботи. Після розконцентрації наш розум може затримуватися на попередньому завданні до 20 хвилин, поки не відновиться повна концентрація. Це все зводиться до того, що одна хвилина перегляну чогось, наприклад, у Твіттері може перетворитися на 20 хвилин спроб повернутися до роботи.

Техніка помодоро допомагає вам протистояти всім цим самоперериванням і перевчити свій мозок зосереджуватися. Кожне помодоро присвячене одному завданню, а кожна перерва – це шанс перезавантажитися і повернути увагу до того, над чим ви повинні працювати.

Більше усвідомлення того, на що витрачається ваш час

Плануючи свої майбутні проекти, більшість з нас стають жертвами помилки планування – інколи ми можемо неправильно виставити час, необхідний для виконання майбутніх завдань, навіть якщо ми знаємо, що в минулому подібні завдання займали більше часу. Ваше теперішнє “я” уявляє вашого майбутнього “я”, що діє за зовсім інших обставин і часових обмежень.

Ця помодоро техніка може бути цінною зброєю проти помилки планування. Коли ви починаєте працювати в коротких, обмежених за часом сесіях, час перестає бути абстрактним поняттям, а стає конкретною подією.

Концепція часу змінюється з негативної – щось втрачене – на позитивну репрезентацію подій, що відбулися. Чірілло називає це “інвертуванням часу”, оскільки це змінює сприйняття часу, перетворюючи його з абстрактного джерела тривоги на точне мірило продуктивності. Це призводить до набагато реалістичніших оцінок часу.

Письменник Бен Долнік описує, як змінилося його сприйняття часу під час використання методу:

“П’ять хвилин в інтернеті, як вимірює мій таймер, промайнули б, як мені здавалося, за 35 секунд. Година дослідження, виміряна таймером, зайняла б три-чотири години. Мій таймер був чітким металевим мірилом, що лежав у тумані моїх часових інтуїцій”.

Коли ви використовуєте техніку Pomodoro, у вас є чіткий вимір вашого обмеженого часу і ваших зусиль, що дозволяє вам більш точно і ефективно планувати свої дні. З практикою ви зможете точно оцінити, скільки Помодоро знадобиться для виконання того чи іншого завдання, і сформувати більш послідовні робочі звички.

Гейміфікація вашої продуктивності

Кожне помодоро дає можливість вдосконалити попереднє. Чірілло стверджує, що

“концентрація та свідомість ведуть до швидкості, одне помодоро за раз”.

Техніка Помодоро є доступною, тому що вона більше про послідовність, ніж про досконалість. Кожна сесія – це новий старт для переоцінки ваших цілей, виклик собі, щоб зосередитися і обмежити відволікаючі фактори. Ви можете змусити систему працювати на вас.

Мотивуйте себе розвивати свій успіх, поставивши собі за мету додавати по одному помодоро щодня. Киньте собі виклик виконати велике завдання за певну кількість Помодоро. Спробуйте встановити цільову кількість помідорів на кожен день, не розриваючи ланцюжок помідорів. Мислити помідорами, а не годинами, просто веселіше.

Короткі кроки для ефективного Помодоро

У той час як 25-5 хвилин роботи-перерви інтервали є основою техніки Помодоро, там є декілька речей, які ви можете використовувати щоб зробити техніку більш ефективною.

Планування Помодоро

Виділіть 15 хвилин на початку вашого робочого дня, або день перед ним, щоб розпланувати заздалегіть план Помодоро. Візьміть аркуш паперу, або завантажте додаток на телефоні для того, щоб запланувати скільки Помодоро вам буде потрібно для виконання цієї задачі. Пам’ятайте, що завдання, які займають більше 5 помодоро, слід розбивати на менші, більш керовані завдання. Невеликі завдання, наприклад, відповіді на електронні листи, можна об’єднати в один Помодоро.

Якщо ви працюєте 8-годинний робочий день, переконайтеся, що ваші Помодоро на день не перевищують шістнадцять. Якщо це так, відкладіть найменш термінові/найменш важливі завдання на кінець тижня.

Копаймо глибше

Додайте переповнені помодоро у свій день

Хоча 8-годинний робочий день технічно залишає місце для шістнадцяти помодоро, краще створити буфер з 2-4 “переповнених” помодоро, про всяк випадок. Використовуйте “переповнені” помодоро для завдань, які займають більше часу, ніж ви планували, або для несподіваних завдань, які з’являються протягом дня.

Якщо вони вам не знадобляться, використовуйте додаткові “помодоро” для навчання або менш пріоритетних завдань, які завжди відсуваються в кінець вашого списку справ. Набагато менш стресово закінчити день із запасом “помодоро”, ніж перепланувати себе і відстати від графіка.

Скільки помодоро в день?

З часом ви краще зрозумієте, скільки якісних помодоро ви здатні зробити за день. Нічого страшного, якщо це не всі шістнадцять. Переважна більшість людей насправді не є продуктивними протягом усіх 8 годин робочого дня, а ті, хто думає, що є, ймовірно, не приділяють цьому достатньо уваги. Коли справа доходить до помодоро, кидайте собі виклик, але зосередьтеся на якості, а не на кількості.

Експериментуйте з довжиною ваших помодоро

Для деяких видів роботи, які вимагають тривалого перебування у стані творчого “потоку” – кодування, написання текстів, композиції тощо – 25 хвилин може бути замало. Спробуйте проводити тривалі робочі сесії з довшими перервами. Дослідження DeskTime показало, що 52-хвилинна робота і 17-хвилинна перерва є ідеальним балансом. Інші віддають перевагу 90 повним хвилинам з 20-30-хвилинною перервою, спираючись на ультрадіанські ритми.

Для завдань, які ви відкладали з тієї чи іншої причини, 25 хвилин може бути занадто довго. Якщо ви відчуваєте сильний ментальний опір або просто не можете змусити себе зосередитися протягом 25 хвилин, спробуйте 15-, 10- або навіть 5-хвилинний помодоро.

Для більшості людей “золотою серединою” є інтервал від 25 до 50 хвилин для максимальної концентрації з перервою 5-15 хвилин. Спробуйте змішувати інтервали залежно від наявної енергії, типу роботи і того, наскільки сильно вам хочеться зануритися з головою в відео з милими цуценятами на YouTube.

Відійдіть від екранів під час перерви

Не всі перерви однакові. Якщо ви працюєте на комп’ютері, не просто перемикайтеся на Twitter або Instagram, коли спрацьовує таймер. Дайте своїм очам і мозку відпочити від екранів – це стосується і вашого телефону! Встаньте, походите, потягніться, вийдіть на вулицю, зробіть міні-медитацію, перекусіть, поспостерігайте за птахами у вікні. Якщо ви працюєте вдома, складіть одяг або приберіть з кухонного столу.

Що б ви не робили, ваша перерва буде набагато більш освіжаючою, якщо ви вийдете з-під світлового гіпнозу комп’ютера або телефону.

Використовуйте додаток, щоб виконати свої помодоро

Людям властиво помилятися. Незалежно від того, наскільки ви мотивовані на початку дня, насправді дуже важко дотримуватися своїх “помодоро”. Тримайте себе підзвітним за допомогою додатку з нагадуванням про перерву.

Найкращі з них дозволяють вам налаштувати тривалість робочих сесій, наскільки нав’язливими ви хочете бачити нагадування і наскільки суворо ви хочете, щоб перерви дотримувалися. Деякі з них блокують доступ до комп’ютера на час перерви. Все у ваших руках, тож приступімо!